Chính sách bảo mật

Các điều khoản về chính sách bảo mật của Tram Labs được quy định như sau:

1. Mục đích ban hành Chính sách

Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân và Quyền riêng tư (“Chính sách”) này quy định nguyên tắc, phạm vi, phương thức thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ thông tin cá nhân của Khách hàng khi truy cập, đăng ký tài khoản và sử dụng các sản phẩm, dịch vụ do CÔNG TY TNHH TRAM LABS (sau đây gọi là “Tram Labs” hoặc “Chúng tôi”) cung cấp trên nền tảng Tram AI.

Tram Labs cam kết tôn trọng quyền riêng tư của Khách hàng và thực hiện việc xử lý dữ liệu cá nhân theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam, đồng thời áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản trị phù hợp nhằm bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn và khả dụng của dữ liệu.

Việc Khách hàng truy cập, đăng ký tài khoản hoặc tiếp tục sử dụng dịch vụ của Tram Labs được hiểu là Khách hàng đã đọc, hiểu và đồng ý với toàn bộ nội dung của Chính sách này.

2. Phạm vi và mục đích thu thập thông tin khách hàng

Trong quá trình Khách hàng truy cập, đăng ký tài khoản, sử dụng dịch vụ hoặc tương tác với nền tảng Trạm AI (Tram Labs), Tram Labs có thể trực tiếp hoặc tự động thu thập các nhóm thông tin sau đây nhằm cung cấp dịch vụ, bảo đảm an toàn hệ thống và thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

2.1. Thông tin do Khách hàng trực tiếp cung cấp

a) Thông tin nhận dạng và thông tin liên hệ

Khi đăng ký tài khoản hoặc sử dụng dịch vụ, Khách hàng có thể được yêu cầu cung cấp một hoặc nhiều thông tin sau:

Họ và tên;
Địa chỉ thư điện tử (Email);
Số điện thoại;
Tên doanh nghiệp hoặc tổ chức (đối với khách hàng là tổ chức);
Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế;
Địa chỉ xuất hóa đơn;
Thông tin người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền (nếu có);
Thông tin định danh cá nhân (CCCD/Căn cước công dân hoặc giấy tờ hợp pháp khác có giá trị pháp lý tương đương) trong trường hợp cần xác minh danh tính, giải quyết tranh chấp hoặc thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

Các thông tin trên được sử dụng với mục đích để đăng ký và quản lý tài khoản, xác minh chủ thể giao dịch, hỗ trợ khách hàng, lập hóa đơn điện tử, thực hiện nghĩa vụ thuế và các mục đích hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

b) Thông tin thanh toán và giao dịch

Khi Khách hàng sử dụng các dịch vụ có tính phí trên Tram Labs, chúng tôi có thể thu thập các thông tin liên quan đến giao dịch, bao gồm:

Lịch sử nạp tiền và sử dụng số dư tài khoản;
Giá trị giao dịch;
Mã giao dịch;
Thời điểm phát sinh giao dịch;
Trạng thái thanh toán;
Phương thức thanh toán;
Thông tin hóa đơn điện tử và chứng từ thanh toán;
Lịch sử hoàn tiền (nếu có).

Tram Labs không lưu trữ thông tin thẻ ngân hàng, mã CVV, mật khẩu Internet Banking hoặc các thông tin xác thực thanh toán khác. Việc xử lý thanh toán được thực hiện thông qua các đối tác trung gian thanh toán hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán được cấp phép theo quy định của pháp luật.

c) Thông tin liên hệ và hỗ trợ khách hàng

Trong quá trình tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hỗ trợ, Tram Labs có thể thu thập:

Nội dung trao đổi qua email;
Nội dung trao đổi qua hệ thống hỗ trợ trực tuyến (Live Chat);
Nội dung phản ánh, góp ý, khiếu nại hoặc yêu cầu hỗ trợ;
Hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin mà Khách hàng chủ động cung cấp nhằm phục vụ việc xác minh và giải quyết yêu cầu.

Các thông tin này được sử dụng với mục đích để hỗ trợ kỹ thuật, chăm sóc khách hàng, cải thiện chất lượng dịch vụ và giải quyết các tranh chấp phát sinh (nếu có).

d) Nội dung do người dùng cung cấp khi sử dụng dịch vụ nền tảng số của Tram Labs

Do Tram Labs là nền tảng trung gian cung cấp quyền truy cập đến các mô hình trí tuệ nhân tạo của nhiều nhà cung cấp khác nhau, trong quá trình sử dụng dịch vụ, Tram Labs có thể xử lý các nội dung mà Khách hàng chủ động gửi lên hệ thống, bao gồm:

Câu lệnh;
Văn bản;
Mã nguồn;
Tài liệu;
Hình ảnh;
Âm thanh;
Video;
Tệp tin;
Đường dẫn (URL);
Các dữ liệu khác do Khách hàng tải lên hoặc gửi thông qua giao diện người dùng hoặc API.

Các nội dung này được xử lý nhằm chuyển tiếp đến mô hình AI mà Khách hàng lựa chọn và trả kết quả tương ứng.

2.2. Thông tin được thu thập tự động

Trong quá trình Khách hàng truy cập và sử dụng nền tảng, Tram Labs có thể tự động thu thập một số thông tin kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn hệ thống, tối ưu hóa hiệu năng và nâng cao trải nghiệm người dùng.

a) Thông tin thiết bị

Bao gồm nhưng không giới hạn:

Loại thiết bị;
Mã định danh thiết bị (Device ID) (nếu có);
Hệ điều hành và phiên bản hệ điều hành;
Loại và phiên bản trình duyệt;
Ngôn ngữ cài đặt;
Độ phân giải màn hình;
Múi giờ;
Nhà cung cấp dịch vụ Internet.

b) Thông tin mạng và nhật ký truy cập

Bao gồm:

Địa chỉ IP;
Thời gian truy cập;
Thời lượng phiên làm việc;
Địa chỉ URL truy cập;
Nguồn truy cập;
Dữ liệu nhật ký (Log Data);
Session ID;
Quốc gia hoặc khu vực truy cập (ước tính dựa trên địa chỉ IP).

Những thông tin này được sử dụng nhằm phát hiện truy cập trái phép, bảo đảm an toàn thông tin, ngăn ngừa gian lận và hỗ trợ điều tra sự cố kỹ thuật.

c) Thông tin về việc sử dụng dịch vụ AI

Để quản lý và cung cấp dịch vụ, Tram Labs có thể ghi nhận các dữ liệu vận hành sau:

Mô hình AI được lựa chọn (ví dụ: GPT, Claude, Gemini hoặc các mô hình khác được Tram Labs tích hợp);
Thời điểm gửi yêu cầu;
Thời điểm nhận phản hồi;
Số lượng yêu cầu (Requests);
Số lượng Token đầu vào và Token đầu ra;
Thời gian xử lý;
Trạng thái xử lý;
Mã lỗi (nếu có);
Lịch sử sử dụng API;
Lịch sử thay đổi API Key;
Nhật ký bảo mật và các thông tin kỹ thuật khác phục vụ việc vận hành hệ thống.

Các thông tin này được sử dụng để tính phí dịch vụ, theo dõi hiệu năng, hỗ trợ kỹ thuật, phát hiện hành vi bất thường và bảo đảm tính ổn định của nền tảng.

d) Cookie và các công nghệ tương tự

Tram Labs sử dụng Cookie, Local Storage, Session Storage và các công nghệ theo dõi hợp pháp khác nhằm:

Duy trì trạng thái đăng nhập;
Ghi nhớ tùy chọn và cài đặt của người dùng;
Cải thiện hiệu năng và trải nghiệm sử dụng nền tảng;
Phân tích lưu lượng truy cập và hành vi sử dụng;
Phát hiện, ngăn chặn các hành vi truy cập trái phép hoặc gian lận.

Người dùng có thể chủ động điều chỉnh cài đặt trình duyệt để từ chối hoặc xóa Cookie. Tuy nhiên, việc từ chối Cookie có thể làm ảnh hưởng đến khả năng sử dụng một số chức năng của nền tảng.

2.3. Thông tin thu thập từ bên thứ ba

Trong một số trường hợp, Tram Labs có thể thu thập thông tin từ các bên thứ ba khi Khách hàng lựa chọn sử dụng các tính năng tích hợp, bao gồm nhưng không giới hạn:

Đăng nhập thông qua tài khoản Google hoặc các nền tảng xác thực khác;
Các đối tác thanh toán;
Các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử;
Các nhà cung cấp dịch vụ xác thực danh tính (nếu có).

Thông tin được tiếp nhận có thể bao gồm tên, địa chỉ thư điện tử, ảnh đại diện, mã định danh tài khoản hoặc các thông tin khác mà Khách hàng đồng ý chia sẻ theo cơ chế ủy quyền của bên thứ ba.

Tram Labs chỉ thu thập và sử dụng các thông tin này trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ và theo đúng phạm vi ủy quyền của Khách hàng.

3. Thời gian xử lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân

Dữ liệu cá nhân của Khách hàng được Tram Labs xử lý kể từ thời điểm Khách hàng cung cấp dữ liệu hoặc kể từ thời điểm Tram Labs thu thập dữ liệu một cách hợp pháp trong quá trình Khách hàng đăng ký tài khoản, sử dụng dịch vụ hoặc tương tác với nền tảng, trên cơ sở một trong các căn cứ xử lý dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Tram Labs lưu trữ thông tin cá nhân của Khách hàng trong thời gian cần thiết để thực hiện các mục đích thu thập và xử lý dữ liệu theo quy định tại Chính sách này, cung cấp dịch vụ, giải quyết khiếu nại, tranh chấp và thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

Khi Khách hàng chấm dứt sử dụng dịch vụ hoặc yêu cầu xóa dữ liệu, Tram Labs sẽ thực hiện việc xóa, hủy hoặc ẩn danh thông tin cá nhân trong thời gian hợp lý theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp pháp luật quy định phải tiếp tục lưu trữ hoặc việc lưu trữ là cần thiết để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Tram Labs, Khách hàng hoặc bên thứ ba, hoặc phục vụ hoạt động thanh tra, kiểm tra, điều tra, giải quyết tranh chấp theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Tổ chức, cá nhân có thể được tiếp cận thông tin cá nhân

Tram Labs chỉ cho phép các tổ chức, cá nhân sau được tiếp cận hoặc xử lý thông tin cá nhân của Khách hàng trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ hoặc theo quy định của pháp luật:

Cán bộ, nhân viên và bộ phận có thẩm quyền của Tram Labs được phân công quản lý, vận hành hệ thống và hỗ trợ Khách hàng.
Các đối tác cung cấp dịch vụ cho Tram Labs như: đơn vị cung cấp hạ tầng máy chủ, lưu trữ dữ liệu, cổng thanh toán, hóa đơn điện tử, dịch vụ xác thực, dịch vụ bảo mật, dịch vụ chăm sóc khách hàng và các nhà cung cấp mô hình AI, API mà Khách hàng lựa chọn sử dụng thông qua nền tảng.
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật hoặc phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, điều tra, giải quyết tranh chấp.
Các tổ chức, cá nhân khác khi có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu hoặc theo quy định của pháp luật.

Tram Labs yêu cầu các tổ chức, cá nhân được tiếp cận thông tin cá nhân phải tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và chỉ được sử dụng thông tin đúng mục đích đã được Tram Labs cho phép.

5. Phương thức, quy trình để chủ thể dữ liệu xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân

Trong quá trình sử dụng dịch vụ, Khách hàng có quyền kiểm tra, cập nhật hoặc yêu cầu chỉnh sửa thông tin cá nhân của mình bằng một trong các phương thức sau:

Trực tiếp đăng nhập vào tài khoản Tram Labs để xem, cập nhật hoặc chỉnh sửa các thông tin được phép chỉnh sửa trên giao diện quản lý tài khoản.
Gửi yêu cầu đến Tram Labs thông qua email hoặc các kênh hỗ trợ chính thức khi cần chỉnh sửa các thông tin không thể tự cập nhật trên hệ thống.

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, Tram Labs có thể yêu cầu Khách hàng xác minh danh tính nhằm bảo đảm yêu cầu được thực hiện đúng chủ thể dữ liệu. Sau khi hoàn tất việc xác minh, Tram Labs sẽ cập nhật hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong thời gian hợp lý theo quy định của pháp luật.

6. Phương thức, quy trình tiếp nhận yêu cầu xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân

Khách hàng có quyền yêu cầu Tram Labs xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân của mình trong các trường hợp pháp luật cho phép.

Khách hàng có thể thực hiện quyền này bằng một trong các phương thức sau:

Thực hiện yêu cầu xóa tài khoản trực tiếp trên giao diện quản lý tài khoản của Tram Labs (nếu tính năng này được cung cấp);
Gửi yêu cầu thông qua email hoặc các kênh hỗ trợ chính thức của Tram Labs, nêu rõ nội dung yêu cầu và thông tin xác minh chủ thể dữ liệu.

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, Tram Labs sẽ:

Xác minh danh tính của người yêu cầu để bảo đảm việc thực hiện đúng quyền của chủ thể dữ liệu;
Xem xét và xử lý yêu cầu trong thời hạn theo quy định của pháp luật;
Thông báo kết quả xử lý cho Khách hàng thông qua email hoặc phương thức liên hệ đã đăng ký.

Việc xóa tài khoản đồng nghĩa với việc Tram Labs chấm dứt quyền truy cập của Khách hàng vào nền tảng. Dữ liệu cá nhân gắn với tài khoản sẽ được xóa, hủy hoặc ngừng xử lý theo yêu cầu của Khách hàng, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu trữ hoặc xử lý để thực hiện nghĩa vụ pháp lý, nghĩa vụ thuế, kế toán, giải quyết tranh chấp, thực hiện hợp đồng hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp Tram Labs không thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần yêu cầu xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu do thuộc các trường hợp nêu trên, Tram Labs sẽ thông báo cho Khách hàng bằng văn bản hoặc thư điện tử, nêu rõ lý do và phạm vi dữ liệu cần tiếp tục lưu trữ hoặc xử lý.

7. Sửa đổi, bổ sung chính sách bảo mật

Tram Labs có quyền sửa đổi, bổ sung hoặc cập nhật Chính sách bảo mật này nhằm bảo đảm phù hợp với sự thay đổi của pháp luật, yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh hoặc việc nâng cấp, phát triển sản phẩm, dịch vụ của Tram Labs.

Mọi sửa đổi, bổ sung đối với Chính sách bảo mật sẽ được Tram Labs công bố trên website chính thức trước thời điểm áp dụng hoặc theo thời hạn do pháp luật quy định. Tram Labs khuyến nghị Khách hàng thường xuyên theo dõi và cập nhật Chính sách bảo mật để nắm bắt những thay đổi mới nhất về việc thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Trường hợp Khách hàng không đồng ý với toàn bộ hoặc một phần nội dung của Chính sách bảo mật sau khi được sửa đổi, bổ sung, Khách hàng có quyền gửi ý kiến hoặc yêu cầu đến Tram Labs thông qua các kênh liên hệ chính thức. Tùy theo tính chất của nội dung không đồng ý và quy định của pháp luật, Tram Labs có quyền xem xét tiếp tục hoặc từ chối cung cấp một phần hoặc toàn bộ dịch vụ, hoặc chấm dứt Hợp đồng, Điều khoản sử dụng hoặc các thỏa thuận liên quan theo quy định của pháp luật và thỏa thuận giữa các bên.

8. Phương thức, quy trình tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại, yêu cầu, phản ánh của chủ thể dữ liệu liên quan đến việc bảo mật thông tin.

Trường hợp Khách hàng có yêu cầu thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu, có thắc mắc, góp ý, phản ánh, khiếu nại hoặc cần hỗ trợ liên quan đến việc thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân, Khách hàng có thể liên hệ với Tram Labs thông qua một trong các phương thức sau:

Hotline: 0797227789
Email: contact@tramlabs.io

Quy trình giải quyết khiếu nại được thực hiện như sau:

Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu

Tram Labs tiếp nhận khiếu nại, yêu cầu hoặc phản ánh của Khách hàng và ghi nhận đầy đủ thông tin về nội dung, thời điểm tiếp nhận, thông tin liên hệ của người yêu cầu.

Bước 2. Xác minh thông tin

Tram Labs có quyền yêu cầu Khách hàng cung cấp các thông tin cần thiết để xác minh danh tính chủ thể dữ liệu và làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu hoặc phản ánh nhằm bảo đảm việc xử lý đúng đối tượng và đúng quy định pháp luật.

Bước 3. Xem xét và xử lý

Sau khi hoàn tất việc xác minh, Tram Labs tiến hành kiểm tra, đánh giá nội dung vụ việc, áp dụng các biện pháp khắc phục (nếu có) và xử lý theo quy định của pháp luật, Điều khoản sử dụng và Chính sách bảo mật của Tram Labs.

Bước 4. Thông báo kết quả

Kết quả giải quyết sẽ được thông báo cho Khách hàng thông qua email hoặc phương thức liên hệ đã đăng ký.

Tram Labs xác nhận việc tiếp nhận yêu cầu trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ thông tin.

Thời hạn giải quyết khiếu nại thông thường không quá 15 ngày làm việc; đối với vụ việc có tính chất phức tạp, thời gian xử lý có thể kéo dài nhưng Tram Labs sẽ thông báo lý do và thời hạn dự kiến cho Khách hàng.

Trường hợp Khách hàng không đồng ý với kết quả giải quyết hoặc khiếu nại không được giải quyết trong thời hạn nêu trên, Khách hàng có quyền tiếp tục khiếu nại đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc thực hiện các quyền khác theo quy định của pháp luật.

8. Cam kết bảo mật

Tram Labs cam kết thực hiện các biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp nhằm bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu cá nhân của Khách hàng trong quá trình thu thập, lưu trữ, sử dụng và xử lý dữ liệu, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc kiểm soát quyền truy cập, mã hóa dữ liệu (khi cần thiết) và áp dụng các biện pháp phòng ngừa truy cập, sử dụng, tiết lộ, sửa đổi hoặc hủy dữ liệu trái phép.

Tram Labs sẽ chỉ thu thập, sử dụng, lưu trữ, xử lý dữ liệu cá nhân của Quý khách phù hợp với quy định của: văn bản pháp luật (bao gồm cả Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025; Nghị định 356/2025/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế Nghị định này tại từng thời điểm); Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân này; và Hợp đồng, thỏa thuận khác giữa Quý khách và Tram Labs.